Algumas dicas sobre o Microsoft Excel 2010

Sobre o programa

A cada nova versão do Microsoft Office, dezenas de novas funcionalidades são adicionadas a cada um dos programas da suíte de escritório. Muitos dos recursos são aprimoramentos das funções já existentes e, por essa razão, é importante avaliar desde os itens mais básicos até as funcionalidades mais avançadas.

Menu principal

Usuários das versões anteriores do Office 2010 certamente irão perceber as mudanças na interface do programa, assim que ele é executado. Essas mudanças podem causar confusões se o usuário ainda não estiver familiarizado com a nova disposição do menu e, consequentemente, acaba perdendo produtividade durante o processo de adaptação.


O menu está mais intuitivo, mas é preciso levar em consideração o agrupamentos dos recursos:

– No item “Arquivo”, estão agrupadas todas as funcionalidades que dizem respeito à criação, abertura, salvamento, impressão, compartilhamento e segurança. Também está disponível o recurso que verifica e auxilia no gerenciamento de versões anteriores do arquivo.

– A “Pagina Inicial” é efetivamente onde estão acessíveis os recursos básicos de edição da planilha; copiar, colar, área de transferência, formatação e disposição do conteúdo das células, estilos da célula, busca, entre outros.

– No item “Inserir” estão acessíveis todos os itens que podem ser adicionados à planilha. Eles variam entre imagens, tabelas dinâmicas, Clip-Art, formas, gráficos, cabeçalhos e rodapés.

– O item “Dados” se refere à entrada de dados e integração com dados externos. Esse tipo de recurso é muito útil quando se quer obter dados de uma base de dados do Access ou de uma página de internet. Também é possível conectar a planilha com um banco de dados relacional ou mesmo importar o conteúdo de um arquivo texto.

– Em “Revisão”, o usuário poderá definir intervalos da planilha que poderão ser editados por outros usuários, adicionar comentários, proteger a planilha e a pasta de trabalho, controlar alterações e verificar ortografia.

– O item “Exibição” está relacionado à apresentação do conteúdo da pasta de trabalho. Nele são encontrados recursos de layout da página, modos de apresentação e visualização, zoom, visualização de quebra de página, exibição de linhas de grade, títulos e macros.

– Por se tratar de um programa de planilha de cálculos, provavelmente o item “Fórmulas” deve ser um dos mais úteis. Nesse item, houve uma reformulação significativa se comparado com as versões anteriores do Excel. Ficou mais fácil inserir funções pré-definidas pelo programa. Elas mantêm o agrupamento já conhecido, Auto Soma, Usadas Recentemente, Financeira, Lógica, Texto, Data e Hora, Pesquisa e Referência, Matemática e Trigonometria, Estatística, Engenharia etc.

Teclas de atalho

Para quem está começando a usar o Excel, memorizar dezenas de teclas de atalho pode parecer uma tarefa complexa. Mas, com certeza, conhecê-las, além de garantir acertos em algumas questões de prova, o uso do Excel será ainda mais produtivo.

No site da Microsoft está disponível uma tabela completa com as combinações de teclas de atalhos e as suas funcionalidades. O ideal é que o uso das combinações seja inserido gradativamente durante os estudos ou edição da planilha de cálculo.

Teclas de atalho, combinação com CTRL

TECLA	DESCRIÇÃO
CTRL+PgUp	Alterna entre guias da planilha, da esquerda para a direita.
CTRL+PgDn	Alterna entre guias da planilha, da direita para a esquerda.
CTRL+SHIFT+(	Exibe novamente as linhas ocultas dentro da seleção.
CTRL+SHIFT+&	Aplica o contorno às células selecionadas.
CTRL+SHIFT_	Remove o contorno das células selecionadas.
CTRL+SHIFT+~	Aplica o formato de número Geral.
CTRL+SHIFT+$	Aplica o formato Moeda com duas casas decimais (números negativos entre parênteses)
CTRL+SHIFT+%	Aplica o formato Porcentagem sem casas decimais.
CTRL+SHIFT+^	Aplica o formato de número Científico com duas casas decimais.
CTRL+SHIFT+#	Aplica o formato Data com dia, mês e ano.
CTRL+SHIFT+@	Aplica o formato Hora com a hora e os minutos, AM ou PM.
CTRL+SHIFT+!	Aplica o formato Número com duas casas decimais, separador de milhar e sinal de menos (-) para valores negativos.
CTRL+SHIFT+*	Seleciona a região atual em torno da célula ativa (a área de dados circunscrita por linhas e colunas vazias). Em uma tabela dinâmica, seleciona o relatório inteiro.
CTRL+SHIFT+:	Insere a hora atual.
CTRL+SHIFT+"	Copia o valor da célula que está acima da célula ativa para a célula ou a barra de fórmulas.
CTRL+SHIFT+Mais (+)	Exibe a caixa de diálogo Inserir para inserir células em branco.
CTRL+Menos (-)	Exibe a caixa de diálogo Excluir para excluir as células selecionadas.
CTRL+;	Insere a data atual.
CTRL+`	Alterna entre a exibição dos valores da célula e a exibição de fórmulas na planilha.
CTRL + '	Copia uma fórmula da célula que está acima da célula ativa para a célula ou a barra de fórmulas.
CTRL+1	Exibe a caixa de diálogo Formatar Células.
CTRL+2	Aplica ou remove formatação em negrito.
CTRL+3	Aplica ou remove formatação em itálico.
CTRL+4	Aplica ou remove sublinhado.
CTRL+5	Aplica ou remove tachado.
CTRL+6	Alterna entre ocultar objetos, exibir objetos.
CTRL+8	Exibe ou oculta os símbolos de estrutura de tópicos.
CTRL+9	Oculta as linhas selecionadas.
CTRL+0	Oculta as colunas selecionadas.
CTRL+T	Seleciona a planilha inteira. Se a planilha contiver dados, CTRL+A seleciona a região atual. Pressionar CTRL+A novamente seleciona a planilha inteira. Quando o ponto de inserção está à direita de um nome de função em uma fórmula, exibe a caixa de diálogo Argumentos da função. CTRL+SHIFT+A insere os nomes e os parênteses do argumento quando o ponto de inserção está à direita de um nome de função em uma fórmula.
CTRL+N	Aplica ou remove formatação em negrito.
CTRL+C	Copia as células selecionadas.
CTRL+D	Usa o comando Preencher Abaixo para copiar o conteúdo e o formato da célula mais acima de um intervalo selecionado nas células abaixo.
CTRL+L	Exibe a caixa de diálogo Localizar e Substituir com a guiaLocalizar selecionada. SHIFT+F5 também exibe essa guia, enquanto SHIFT+F4 repete a última ação de Localizar. CTRL+SHIFT+F abre a caixa de diálogo Formatar Células com a guia Fonte selecionada.
CTRL+Y	Exibe a caixa de diálogo Ir para. F5 também exibe essa caixa de diálogo.
CTRL+U	Exibe a caixa de diálogo Localizar e Substituir com a guiaSubstituir selecionada.
CTRL+I	Aplica ou remove formatação em itálico.
CTRL+K	Exibe a caixa de diálogo Inserir Hiperlink para novos hiperlinks ou a caixa de diálogo Editar Hiperlink para os hiperlinks existentes que estão selecionados.
F11	Exibe a caixa de diálogo Criar Tabela.
CTRL+O	Cria uma nova pasta de trabalho em branco
CTRL+A	Exibe a caixa de diálogo Abrir para abrir ou localizar um arquivo. CTRL+SHIFT+O seleciona todas as células que contêm comentários.
CTRL+P	Exibe a guia Imprimir em modo de exibição do Microsoft Office Backstage. CTRL+SHIFT+P abre a caixa de diálogo Formatar Células com a guia Fonte selecionada.
CTRL+G	Usa o comando Preencher à Direita para copiar o conteúdo e o formato da célula mais à esquerda de um intervalo selecionado nas células à direita.
CTRL+B	Salva o arquivo ativo com seu nome de arquivo, local e formato atual.
CTRL+SHIFT+J	Exibe a caixa de diálogo Criar Tabela.
CTRL+S	Aplica ou remove sublinhado. CTRL+SHIFT+S alterna entre a expansão e a redução da barra de fórmulas.
CTRL+V	Insere o conteúdo da Área de Transferência no ponto de inserção e substitui qualquer seleção. Disponível somente depois de ter recortado ou copiado um objeto, texto ou conteúdo de célula. CTRL+ALT+V exibe a caixa de diálogo Colar Especial, disponível somente depois que você recortar ou copiar um objeto, textos ou conteúdo de célula em uma planilha ou em outro programa.
CTRL+W	Fecha a janela da pasta de trabalho selecionada.
CTRL+X	Recorta as células selecionadas.
CTRL+Y	Repete o último comando ou ação, se possível.
CTRL+Z	Usa o comando Desfazer para reverter o último comando ou excluir a última entrada digitada.

Teclas de Função

TECLA	DESCRIÇÃO
F1	Exibe o painel de tarefas Ajuda do Excel. CTRL+F1 exibe ou oculta a faixa. ALT+F1 cria um gráfico incorporado dos dados no intervalo atual. ALT+SHIFT+F1 insere uma nova planilha.
F2	Edita a célula ativa e posiciona o ponto de inserção no fim do conteúdo da célula. Ele também move o ponto de inserção para a Barra de Fórmulas para edição em uma célula desativada. SHIFT+F2 adiciona ou edita um comentário de célula. CTRL+F2 exibe a área de visualização de impressão na guia Imprimir no modo de exibição Backstage.
F3	Exibe a caixa de diálogo Colar Nome. Disponível apenas se houver nomes existentes na pasta de trabalho. SHIFT+F3 exibe a caixa de diálogo Inserir Função.
F4	Repete o último comando ou ação, se possível. Quando uma referência a uma célula ou um intervalo de células é selecionado em uma fórmula, F4 circula por todas as várias combinações de referências absolutas e relativas. CTRL+F4 fecha a janela da pasta de trabalho selecionada. ALT+F4 fecha o Excel.
F5	Exibe a caixa de diálogo Ir para. CTRL+F5 restaura o tamanho da janela da pasta de trabalho selecionada.
F6	Alterna entre a planilha, a Faixa de Opções, o painel de tarefas e os controles de zoom. Em uma planilha que foi dividida (menu Exibir, comando Gerenciar Esta Janela, Congelar Painéis, Dividir Janela), F6 inclui os painéis divididos ao alternar entre painéis e a área da Faixa de Opções. SHIFT+F6 alterna entre a planilha, os controles de zoom, o painel de tarefas e a Faixa de Opções. CTRL+F6 alterna para a próxima janela da pasta de trabalho quando mais de uma janela da pasta de trabalho é aberta.
F7	Exibe a caixa de diálogo Verificar ortografia para verificar a ortografia na planilha ativa ou no intervalo selecionado. CTRL+F7 executa o comando Mover na janela da pasta de trabalho quando ela não está maximizada. Use as teclas de direção para mover a janela e, quando terminar, pressione ENTER ou ESC para cancelar.
F8	Ativa ou desativa o modo estendido. Nesse modo, Seleção Estendidaaparece na linha de status e as teclas de direção estendem a seleção. SHIFT+F8 permite adicionar uma célula não adjacente ou um intervalo a uma seleção de células, utilizando as teclas de direção. CTRL+F8 executa o comando Tamanho (no menu Controle da janela da pasta de trabalho), quando uma pasta de trabalho não está maximizada. ALT+F8 exibe a caixa de diálogo Macro para criar, executar, editar ou excluir uma macro.
F9	Calcula todas as planilhas em todas as pastas de trabalho abertas. SHIFT+F9 calcula a planilha ativa. CTRL+ALT+F9 calcula todas as planilhas em todas as pastas de trabalho abertas, independentemente de elas terem sido ou não alteradas desde o último cálculo. CTRL+ALT+SHIFT+F9 verifica novamente as fórmulas dependentes e depois calcula todas as células em todas as pastas de trabalho abertas, inclusive as células que não estão marcadas para serem calculadas. CTRL+F9 minimiza a janela da pasta de trabalho para um ícone.
F10	Ativa e desativa as dicas de tecla. (Pressionar ALT tem a mesma função). SHIFT+F10 exibe o menu de atalho para um item selecionado. ALT+SHIFT+F10 exibe o menu ou a mensagem para um botão de Verificação de Erros. CTRL+F10 maximiza ou restaura a janela da pasta de trabalho selecionada.
F11	Cria um gráfico dos dados no intervalo atual em uma folha de Gráfico separada. SHIFT+F11 insere uma nova planilha. ALT+F11 abre o Editor do Microsoft Visual Basic Para Aplicativos, no qual você pode criar uma macro utilizando o VBA (Visual Basic for Applications).
F12	Exibe a caixa de diálogo Salvar Como.

Outras teclas de atalho úteis

TECLA	DESCRIÇÃO
ALT	Mostra as Dicas de Tela (novos atalhos) na faixa de opções. Por exemplo, ALT, W, P alterna a planilha para o modo de exibição Layout de Página. ALT, W, L alterna a planilha para o modo de exibição Normal. ALT, W, I alterna a planilha para o modo de exibição Quebra de Página.
TECLAS DE DIREÇÃO	Move uma célula para cima, para baixo, para a esquerda ou para a direita na planilha. CTRL+TECLAS DE DIREÇÃO move para a margem da região de dadosatual em uma planilha. SHIFT+TECLAS DE DIREÇÃO estende a seleção das células em uma célula. CTRL+SHIFT+TECLAS DE DIREÇÃO estende a seleção de células à última célula preenchida na mesma coluna ou linha como a célula ativa ou, se a próxima célula estiver em branco, estende a seleção para a próxima célula preenchida. A SETA PARA A ESQUERDA ou SETA PARA A DIREITA seleciona a guia à esquerda ou à direita quando a fita é selecionada. Quando um submenu está aberto ou selecionado, essas teclas de direção alternam entre o menu principal e o submenu. Quando uma guia de faixa de opções for selecionada, essas teclas navegarão entre os botões da guia. A SETA PARA BAIXO ou SETA PARA CIMA seleciona o próximo comando ou o comando anterior quando um menu ou submenu está aberto. Quando uma guia da faixa de opções for selecionada, essas teclas navegarão para cima ou para baixo no grupo da guia. Na caixa de diálogo, as teclas de direção se movem entre opções em uma lista suspensa aberta ou entre opções em um grupo de opções SETA PARA BAIXO ou ALT+SETA PARA BAIXO abre uma lista suspensa selecionada.
BACKSPACE	Exclui um caractere à esquerda na Barra de Fórmulas. Além disso, desmarca o conteúdo da célula ativa. No modo edição de célula, ele exclui o caractere à esquerda do ponto de inserção.
DELETE	Remove o conteúdo da célula (dados e fórmulas) das células selecionadas sem afetar os formatos de célula ou os comentários. No modo edição de célula, ele exclui o caractere à direita do ponto de inserção.
END	END ativa o modo de Término. No modo de Término, você pode pressionar uma tecla de seta para mover para a próxima célula preenchida na mesma coluna ou linha como a célula ativa. Se as células estiverem em branco, pressione END seguida por uma seta para mover para a última célula na linha ou coluna. A tecla END seleciona o último comando no menu quando um menu ou submenu fica visível. CTRL + END move para a última célula em uma planilha, para a linha usada mais abaixo da coluna da direita mais usada. Se o cursor estiver na barra de fórmulas, CTRL+END move o cursor para o final do texto. CTRL+SHIFT+END estende a seleção das células para a última célula utilizada na planilha (canto inferior direito). Se o cursor estiver na barra de fórmulas, CTRL+SHIFT+END seleciona todos os textos na barra de fórmulas da posição do cursor até o final — isso não afeta a altura da barra de fórmulas.
ENTER	Conclui uma entrada de célula da célula ou da Barra de Fórmulas e seleciona a célula abaixo (por padrão). No formulário de dados, ele move para o primeiro campo no próximo registro. Abre um menu selecionado (pressione F10 para ativar a barra de menus) ou executa a ação para um comando selecionado. Na caixa de diálogo, ele executa a ação do botão de comando padrão na caixa de diálogo (o botão com o contorno em negrito, geralmente o botãoOK). ALT+ENTER inicia uma nova linha na mesma célula. CTRL+ENTER preenche o intervalo de células selecionado com a entrada atual. SHIFT+ENTER conclui uma entrada de célula e seleciona a célula de cima.
ESC	Cancela uma entrada na célula ou na barra de fórmulas. Fecha um menu ou um submenu, uma caixa de diálogo ou uma janela de mensagens aberta. Também fecha o modo de exibição de tela inteira, quando esse modo está aplicado, e retorna ao modo de exibição de tela normal para exibir novamente a faixa de opções e a barra de status.
HOME	Move para o início de uma linha em uma planilha. Move para a célula no canto superior esquerdo da janela quando SCROLL LOCK está ativado. Seleciona o primeiro comando no menu quando um menu ou submenu fica visível. CTRL+HOME move para o início de uma planilha. CTRL+SHIFT+HOME estende a seleção de células até o início da planilha.
PAGE DOWN	Move uma tela para baixo na planilha. ALT+PAGE DOWN move uma tela para a direita na planilha. CTRL+PAGE DOWN move para a próxima planilha na pasta de trabalho. CTRL+SHIFT+PAGE DOWN seleciona a planilha atual e a próxima planilha na pasta de trabalho.
PAGE UP	Move uma tela para cima na planilha. ALT+PAGE UP move uma tela para a esquerda na planilha. CTRL+PAGE UP move para a planilha anterior na pasta de trabalho. CTRL+SHIFT+PAGE UP seleciona a planilha atual e a anterior na pasta de trabalho.
BARRA DE ESPAÇOS	Em uma caixa de diálogo, executa a ação para o botão selecionado ou marca uma caixa de seleção. CTRL+BARRA DE ESPAÇOS seleciona uma coluna inteira na planilha. SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS seleciona uma linha inteira na planilha. CTRL+SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS seleciona a planilha inteira. ·         Se a planilha contiver dados, CTRL+SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS seleciona a região atual. Pressionar CTRL+SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS novamente seleciona a região atual e suas linhas de resumo. Pressionar CTRL+SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS mais uma vez seleciona a planilha inteira. ·         Quando um objeto é selecionado, CTRL+SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS seleciona todos os objetos em uma planilha. ALT+BARRA DE ESPAÇOS exibe o menu Controle para a janela do Excel.
TAB	Move uma célula para a direita em uma planilha. Move entre células desprotegidas em uma planilha protegida. Move para a próxima opção ou para o grupo de opções em uma caixa de diálogo. SHIFT+TAB move para a célula anterior em uma planilha ou para a opção anterior em uma caixa de diálogo. CTRL+TAB alternar para a próxima guia na caixa de diálogo. CTRL+SHIFT+TAB alterna para a guia anterior em uma caixa de diálogo.

Fontes:

http://g1.globo.com/platb/tira-duvidas-de-tecnologia/2012/06/05/confira-dicas-basicas-para-usar-o-microsoft-excel-2010/

http://office.microsoft.com/pt-br/excel-help/atalhos-de-teclado-no-excel-2010-HP010342494.aspx#BM4